Eigent├╝merversammlung Protokoll schreiben ÔÇô So machen Sie es richtig!

Vermeiden Sie unbedingt h├Ąufige Fehler mit unserer kostenlosen Vorlage

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Ob Verein, Vorstandssitzung oder Eigent├╝merversammlung - das Verfassen eines anschlie├čenden Versammlungsprotokolls ist nicht nur wichtig, sondern verpflichtend. So hei├čt es auch im Wohnungseigentumsgesetz in ┬ž 24 VI WEG: ÔÇ×├ť[]ber die in der Versammlung gefassten Beschl├╝sse [ist] eine Niederschrift aufzunehmen.ÔÇť

Klingt erstmal einfach, aber worauf m├╝ssen Sie eigentlich achten, wenn Sie ein Protokoll der Eigent├╝merversammlung schreiben? Welche Fehler es zu vermeiden gilt, verraten wir Ihnen im Folgenden.

Warum m├╝ssen Sie ein Eigent├╝merversammlung Protokoll schreiben?

Diese Frage l├Ąsst sich einfach mit einem Wort beantworten: Nachvollziehbarkeit. Auch in der Zukunft sollen die Beschl├╝sse rekonstruiert werden k├Ânnen. Dies kann zum Beispiel notwendig sein, wenn eine Person der Eigent├╝mergemeinschaft einen Beschluss anfechtet. Zur Beweisf├╝hrung wir dann das Protokoll der Eigent├╝merversammlung zu Rate gezogen, um so die Beschlussfassung nachzuweisen. Mit einer Versammlungsniederschrift wird also bezweckt, Inhalt und Zustande- bzw. Nichtzustandekommen der Beschl├╝sse zu dokumentieren.

Die Grundlagen haben wir gekl├Ąrt, jetzt tauchen wir in die Praxis ein. Um das Protokoll der Eigent├╝merversammlung richtig zu schreiben, halten Sie sich einfach an die folgenden W-Fragen:

1. WER f├╝hrt eigentlich Protokoll? WER muss am Ende unterschreiben? Und WER darf das Eigent├╝merversammlung Protokoll einsehen?

Eins nach dem anderen. Beginnen wir mit ÔÇ×WER f├╝hrt eigentlich Protokoll?ÔÇť

Protokollf├╝hrer ist in der Regel der Vorsitzende der Eigent├╝merversammlung ÔÇô der Verwalter. Alternativ k├Ânnen Sie auch einen Schriftf├╝hrer ernennen. Dieser muss von der Versammlung per Mehrheitsbeschluss bestimmt werden. Ein eigens bestimmter Schriftf├╝hrer kann zum Beispiel ein Mitarbeiter des Verwalters sein, der zu der Versammlung mitgebracht werden darf.

Tipp: F├╝r wen Sie sich auch entscheiden, achten Sie bei der Wahl auf die sprachliche Kompetenz des Schriftf├╝hrers. Um ein Versammlungsprotokoll der Eigent├╝merversammlung zu schreiben, sollten die Formulierungen klar, deutlich und sachlich sein. So verringern Sie das Anfechtungspotenzial!

Mit einer Unterschrift wird das Protokoll der Eigent├╝merversammlung als richtig best├Ątigt. Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem Wohnungseigent├╝mer sowie von einem eventuell vorhandenen Verwaltungsbeirat zu unterschreiben (┬ž 24 VI S. 2 WEG).

Wussten Sie aber, dass ein Beschluss auch ohne Unterschrift zustande kommt? Diese ist also laut Gesetz keine Wirksamkeitsvoraussetzung.

Achtung, Ausnahmen! Dies gilt nicht, wenn die Eigent├╝mergemeinschaftsordnung ein unterschriebenes Protokoll zur Wirksamkeitserfordernis erhebt oder besagt, dass eine notarielle Beurkundung oder Beglaubigung notwendig ist. Auch kann vorgesehen sein, dass die Versammlungsniederschrift von zwei von der Eigent├╝merversammlung bestimmten Wohnungseigent├╝mern zu unterzeichnen ist (BGH ZMR 1997, 531).

Fehlende Unterschriften k├Ânnen im Anfechtungsprozess noch nachgeholt werden (OLG M├╝nchen ZMR 2007, 883).

Zusatz: WER darf das Eigent├╝merversammlung Protokoll ├╝berhaupt einsehen?

Jeder Wohnungseigent├╝mer darf das Protokoll einsehen (┬ž 24 VI 3 WEG). Ebenfalls ist es m├Âglich, sein Recht auf Dritte, wie zum Beispiel Kaufinteressenten oder Wohnungsmieter zu ├╝bertragen. Auch Abschriften d├╝rfen angefertigt werden ÔÇô allerdings kann der Verwalter sich daf├╝r die Kosten von Ihnen erstatten lassen.

Gut zu wissen: Der Verwalter ist vom Gesetz her nicht verpflichtet, das Eigent├╝merversammlung Protokoll an die Wohnungseigent├╝mer zu verschicken. Das Gesetz spricht nur vom Einsichtsrecht und nicht vom verpflichtenden Protokollversand. Ausnahmen gibt es auch hier: Wenn die Gemeinschaftsordnung oder der Verwaltervertrag die ├ťbersendung vorsehen oder wenn die Protokolle in der Vergangenheit immer ├╝bersandt wurden, muss dies auch weiterhin geschehen.

2. Eigent├╝merversammlung Protokoll: WIE sichere ich die Qualit├Ąt der Niederschrift?

Das Protokoll muss den Grunds├Ątzen ordnungsgem├Ą├čer Hausverwaltung entsprechen. Klingt logisch, aber was hei├čt das genau? Das Protokoll darf zum Beispiel nicht falsch oder unvollst├Ąndig sein (BayObLG WE 1992, 86). Sprachliche Unstimmigkeiten gen├╝gen nicht, um ein Protokoll anzufechten.

M├Âchte ein Wohnungseigent├╝mer das Protokoll also als falsch oder unvollst├Ąndig beanstanden, kann er zun├Ąchst darum bitten, dass das Protokoll in seinem Sinne berichtigt wird. Weigern sich Schriftf├╝hrer oder Versammlungsleiter, bleibt noch ein Berichtigungsantrag beim Wohnungseigentumsgericht.

3. WAS ist der Inhalt des Protokolls? Und wie muss die Niederschrift der WEG-Versammlung aufgebaut sein?

Notwendig oder optional? Das sind die zwei Kategorien, in die sich die Inhalte aufteilen lassen. Das detailgetreue Scheiben eines Protokolls oder auch die Unterschrift des Schriftst├╝ckes sind zum Beispiel keine Voraussetzung daf├╝r, dass ein Beschluss wirksam ist (BayObLG ZMR 2005, 462). Wenn Sie sich m├Âglichst wenig Arbeit machen m├Âchten, reicht also ein Ergebnisprotokoll mit den notwendigsten Inhalten.

Vorsorge ist besser als Nachsorge: Falls kontroverse Diskussionen in der WEG-Versammlung aufkommen oder mit einem Anfechtungsverfahren zu rechnen ist, empfehlen wir Ihnen, dass der Verlauf der Wohnungseigent├╝merversammlung und insbesondere die Beschlussfassung detailliert dokumentiert werden. So gehen Sie auf Nummer sicher!

Einfach erstellen k├Ânnen Sie das Protokoll zum Beispiel mit NEOVE ÔÇô dem Tool f├╝r Ihre digitale, DSGVO-konforme Eigent├╝merversammlung. NEOVE hilft Ihnen bei der Feststellung des Abstimmungsergebnisses. Nach jedem Tagesordnungspunkt protokolliert das Tool, nimmt eine automatische Gewichtung der Stimmanteile vor und wirft das Ergebnis dokumentiert aus. So k├Ânnen Sie viel Zeit sparen und schaffen eine gute Basis f├╝r Ihr Protokoll der Eigent├╝merversammlung.

Notwendige Inhalte eines Protokolls der Eigent├╝merversammlung sind:

  • Angabe des Versammlungstags mit Datum
  • Text der Beschlussfassung
  • Abstimmungsergebnis
  • Beschlussverk├╝ndung durch den Versammlungsleiter

Alle weiteren Inhalte sind zwar nur optional, aber dennoch empfehlenswert, um alle Informationen geb├╝ndelt und ├╝bersichtlich in einem Eigent├╝merversammlung Protokoll zu vereinen:

  • Bezeichnung der Wohnungseigent├╝mergemeinschaft (z.B. ÔÇ×WEG-Musterstra├če 1, Musterstadt)
  • Angabe des Versammlungsortes
  • Uhrzeit der Versammlungser├Âffnung
  • Name des Versammlungsleiters
  • Feststellung der ordnungsgem├Ą├čen Einberufung der Versammlung (z.B. Frist und Form der Versammlung)
  • Feststellung der Beschlussf├Ąhigkeit der Versammlung
  • ├ťbersicht der Tagesordnungspunkte (TOP)
  • Kurze Zusammenfassung des Tagesordnungspunkts
  • Stichwortartige Wiedergabe von Diskussionsbeitr├Ągen der Versammlungsteilnehmer
  • Wiedergabe der Formulierung des Beschlussantrags
  • Protokoll der Abstimmungsergebnisse (Ja-, Nein-Stimmen, Enthaltungen, Stimmrechtsverbote)
  • Namen der einzelnen Wohnungseigent├╝mer und deren Stimmverhalten bei kontroversen Abstimmungen sowie bei Beschl├╝ssen ├╝ber bauliche Ver├Ąnderungen
    Tipp: Achten Sie auf die Kostenbeteiligung!
  • Feststellung und Verk├╝ndung des Beschlusses durch den Versammlungsleiter
  • Uhrzeit der Schlie├čung der Versammlung

Was passiert, wenn das Eigent├╝merversammlung Protokoll zu sp├Ąt verfasst wurde?

Mal angenommen, der Verwalter hat pflichtwidrig verpasst das Protokoll der Eigent├╝merversammlung zu erstellen bzw. zu ├╝bersenden, was passiert dann? In diesem Fall kommt ein Schadensersatzanspruch gegen ihn in Betracht auf Grund der Prozesskosten. Aber keine Sorge, diese Option besteht nur bedingt und die Frage ist streitig. Ein kl├Ąrendes Urteil dazu fehlt.

Eigentlich selbstverst├Ąndlich: Alle Protokolle der Eigent├╝merversammlungen sollten Sie gut aufbewahren. Falls es zu einer Anfechtungsklage oder einem Verkauf der Immobilie kommt, werden Sie die Versammlungsniederschriften nochmal brauchen.

Eigent├╝merversammlung Protokoll: kostenlose Vorlage

Bei der folgenden kostenlose Vorlage handelt es sich um ein unverbindliches Muster mit mehreren Beispielen zur Orientierung.

Offenlegung: Alle Beitr├Ąge dienen der Werbung. Dieser Blogartikel ersetzt keine Rechtsberatung, insbesondere nicht im Einzelfall und erhebt keinen Anspruch auf Vollst├Ąndigkeit. Bei Fragen zu Einzelf├Ąllen, wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsbeistand oder an Volker Paas, Rechtsanwalt und Fachanwalt f├╝r das Miet- und Wohneigentumsrecht. Bitte beachten Sie au├čerdem unsere Rechtlichen Hinweise.

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Volker Paas
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