Eigentümerversammlung Protokoll schreiben – So machen Sie es richtig!

Ob Verein, Vorstandssitzung oder Eigentümerversammlung - das Verfassen eines anschließenden Versammlungsprotokolls ist nicht nur wichtig, sondern verpflichtend. So heißt es auch im Wohnungseigentumsgesetz in § 24 VI WEG: „Ü[]ber die in der Versammlung gefassten Beschlüsse [ist] eine Niederschrift aufzunehmen.“

Klingt erstmal einfach, aber worauf müssen Sie eigentlich achten, wenn Sie ein Protokoll der Eigentümerversammlung schreiben? Welche Fehler es zu vermeiden gilt, verraten wir Ihnen im Folgenden.

Warum müssen Sie ein Eigentümerversammlung Protokoll schreiben?

Diese Frage lässt sich einfach mit einem Wort beantworten: Nachvollziehbarkeit. Auch in der Zukunft sollen die Beschlüsse rekonstruiert werden können. Dies kann zum Beispiel notwendig sein, wenn eine Person der Eigentümergemeinschaft einen Beschluss anfechtet. Zur Beweisführung wir dann das Protokoll der Eigentümerversammlung zu Rate gezogen, um so die Beschlussfassung nachzuweisen. Mit einer Versammlungsniederschrift wird also bezweckt, Inhalt und Zustande- bzw. Nichtzustandekommen der Beschlüsse zu dokumentieren.

Die Grundlagen haben wir geklärt, jetzt tauchen wir in die Praxis ein. Um das Protokoll der Eigentümerversammlung richtig zu schreiben, halten Sie sich einfach an die folgenden W-Fragen:

1. WER führt eigentlich Protokoll? WER muss am Ende unterschreiben? Und WER darf das Eigentümerversammlung Protokoll einsehen?

Eins nach dem anderen. Beginnen wir mit „WER führt eigentlich Protokoll?“

Protokollführer ist in der Regel der Vorsitzende der Eigentümerversammlung – der Verwalter. Alternativ können Sie auch einen Schriftführer ernennen. Dieser muss von der Versammlung per Mehrheitsbeschluss bestimmt werden. Ein eigens bestimmter Schriftführer kann zum Beispiel ein Mitarbeiter des Verwalters sein, der zu der Versammlung mitgebracht werden darf.

Mit einer Unterschrift wird das Protokoll der Eigentümerversammlung als richtig bestätigt. Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer sowie von einem eventuell vorhandenen Verwaltungsbeirat zu unterschreiben (§ 24 VI S. 2 WEG).

Wussten Sie aber, dass ein Beschluss auch ohne Unterschrift zustande kommt? Diese ist also laut Gesetz keine Wirksamkeitsvoraussetzung.

Achtung, Ausnahmen! Dies gilt nicht, wenn die Eigentümergemeinschaftsordnung ein unterschriebenes Protokoll zur Wirksamkeitserfordernis erhebt oder besagt, dass eine notarielle Beurkundung oder Beglaubigung notwendig ist. Auch kann vorgesehen sein, dass die Versammlungsniederschrift von zwei von der Eigentümerversammlung bestimmten Wohnungseigentümern zu unterzeichnen ist (BGH ZMR 1997, 531).

Fehlende Unterschriften können im Anfechtungsprozess noch nachgeholt werden (OLG München ZMR 2007, 883).

Zusatz: WER darf das Eigentümerversammlung Protokoll überhaupt einsehen?

Jeder Wohnungseigentümer darf das Protokoll einsehen (§ 24 VI 3 WEG). Ebenfalls ist es möglich, sein Recht auf Dritte, wie zum Beispiel Kaufinteressenten oder Wohnungsmieter zu übertragen. Auch Abschriften dürfen angefertigt werden – allerdings kann der Verwalter sich dafür die Kosten von Ihnen erstatten lassen.

Gut zu wissen: Der Verwalter ist vom Gesetz her nicht verpflichtet, das Eigentümerversammlung Protokoll an die Wohnungseigentümer zu verschicken. Das Gesetz spricht nur vom Einsichtsrecht und nicht vom verpflichtenden Protokollversand. Ausnahmen gibt es auch hier: Wenn die Gemeinschaftsordnung oder der Verwaltervertrag die Übersendung vorsehen oder wenn die Protokolle in der Vergangenheit immer übersandt wurden, muss dies auch weiterhin geschehen.

2. Eigentümerversammlung Protokoll: WIE sichere ich die Qualität der Niederschrift?

Das Protokoll muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Hausverwaltung entsprechen. Klingt logisch, aber was heißt das genau? Das Protokoll darf zum Beispiel nicht falsch oder unvollständig sein (BayObLG WE 1992, 86). Sprachliche Unstimmigkeiten genügen nicht, um ein Protokoll anzufechten.

Möchte ein Wohnungseigentümer das Protokoll also als falsch oder unvollständig beanstanden, kann er zunächst darum bitten, dass das Protokoll in seinem Sinne berichtigt wird. Weigern sich Schriftführer oder Versammlungsleiter, bleibt noch ein Berichtigungsantrag beim Wohnungseigentumsgericht.

3. WAS ist der Inhalt des Protokolls? Und wie muss die Niederschrift der WEG-Versammlung aufgebaut sein?

Notwendig oder optional? Das sind die zwei Kategorien, in die sich die Inhalte aufteilen lassen. Das detailgetreue Scheiben eines Protokolls oder auch die Unterschrift des Schriftstückes sind zum Beispiel keine Voraussetzung dafür, dass ein Beschluss wirksam ist (BayObLG ZMR 2005, 462). Wenn Sie sich möglichst wenig Arbeit machen möchten, reicht also ein Ergebnisprotokoll mit den notwendigsten Inhalten.

Vorsorge ist besser als Nachsorge: Falls kontroverse Diskussionen in der WEG-Versammlung aufkommen oder mit einem Anfechtungsverfahren zu rechnen ist, empfehlen wir Ihnen, dass der Verlauf der Wohnungseigentümerversammlung und insbesondere die Beschlussfassung detailliert dokumentiert werden. So gehen Sie auf Nummer sicher!

Einfach erstellen können Sie das Protokoll zum Beispiel mit NEOVE – dem Tool für Ihre digitale, DSGVO-konforme Eigentümerversammlung. NEOVE hilft Ihnen bei der Feststellung des Abstimmungsergebnisses. Nach jedem Tagesordnungspunkt protokolliert das Tool, nimmt eine automatische Gewichtung der Stimmanteile vor und wirft das Ergebnis dokumentiert aus. So können Sie viel Zeit sparen und schaffen eine gute Basis für Ihr Protokoll der Eigentümerversammlung.

Notwendige Inhalte eines Protokolls der Eigentümerversammlung sind:

• Angabe des Versammlungstags mit Datum
• Text der Beschlussfassung
• Abstimmungsergebnis
• Beschlussverkündung durch den Versammlungsleiter

Alle weiteren Inhalte sind zwar nur optional, aber dennoch empfehlenswert, um alle Informationen gebündelt und übersichtlich in einem Eigentümerversammlung Protokoll zu vereinen:

• Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft (z.B. „WEG-Musterstraße 1, Musterstadt)
• Angabe des Versammlungsortes
• Uhrzeit der Versammlungseröffnung
• Name des Versammlungsleiters
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung der Versammlung (z.B. Frist und Form der Versammlung)
• Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
• Übersicht der Tagesordnungspunkte (TOP)
• Kurze Zusammenfassung des Tagesordnungspunkts
• Stichwortartige Wiedergabe von Diskussionsbeiträgen der Versammlungsteilnehmer
• Wiedergabe der Formulierung des Beschlussantrags
• Protokoll der Abstimmungsergebnisse (Ja-, Nein-Stimmen, Enthaltungen, Stimmrechtsverbote)
• Namen der einzelnen Wohnungseigentümer und deren Stimmverhalten bei kontroversen Abstimmungen sowie bei Beschlüssen über bauliche Veränderungen
  Tipp: Achten Sie auf die Kostenbeteiligung!
• Feststellung und Verkündung des Beschlusses durch den Versammlungsleiter
• Uhrzeit der Schließung der Versammlung

Was passiert, wenn das Eigentümerversammlung Protokoll zu spät verfasst wurde?

Mal angenommen, der Verwalter hat pflichtwidrig verpasst das Protokoll der Eigentümerversammlung zu erstellen bzw. zu übersenden, was passiert dann? In diesem Fall kommt ein Schadensersatzanspruch gegen ihn in Betracht auf Grund der Prozesskosten. Aber keine Sorge, diese Option besteht nur bedingt und die Frage ist streitig. Ein klärendes Urteil dazu fehlt.

Eigentlich selbstverständlich: Alle Protokolle der Eigentümerversammlungen sollten Sie gut aufbewahren. Falls es zu einer Anfechtungsklage oder einem Verkauf der Immobilie kommt, werden Sie die Versammlungsniederschriften nochmal brauchen.

Eigentümerversammlung Protokoll: kostenlose Vorlage

Bei der folgenden kostenlose Vorlage handelt es sich um ein unverbindliches Muster mit mehreren Beispielen zur Orientierung.

Hausverwaltung leicht gemacht: Kennen Sie schon NEOVE? Hier geht’s lang zur ersten rechtskonformen und DSGVO-konformen All-in-one-Lösung für digitale Eigentümerversammlungen inkl. Eigentümerversammlung Protokoll.