An hybrider Eigentümerversammlung per Videokonferenz teilnehmen

Eigentümerversammlungen per Skype? Besser rechtskonform mit NEOVE!

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Der Trend zur digitalen Kommunikation und Interaktion hat in den vergangenen Monaten dynamisch an Bedeutung gewonnen. Was gestern noch als ungeliebte Ausnahme galt, gehört für viele inzwischen zum Alltag – privat wie beruflich. Das gilt insbesondere auch für digitale Konferenzen und andere Live-Events. Warum also auch nicht auch für Eigentümerversammlung? Weil hier das Gesetz vorgibt, dass eine reine Online-Veranstaltung nicht gestattet ist.

Und dennoch: Eine Teilnahme per Videokonferenz ist möglich. Wie? Indem sich Teilnehmer per Videokonferenz zur Präsenzveranstaltung dazuschalten, so dass eine hybride Versammlung aus Präsenz- und Online-Teilnehmern entsteht. Doch auch hierbei ist einiges zu beachten – insbesondere in Sachen Datenschutz. Eine Eigentümerversammlung per Skype ist darum in jedem Fall die falsche Wahl! NEOVE ist hingegen genau darauf ausgelegt.

Eigentümerversammlung als Videokonferenz? Wie ist das möglich?

Dazu bedarf es einer rechtskonformen Lösung wie NEOVE, die zudem alle technischen Anforderungen erfüllt, damit sich Teilnehmer zu einer Eigentümerversammlung per Videokonferenz dazuschalten können. NEOVE ist dabei darauf spezialisiert, die Bedürfnisse aller Teilnehmenden zu erfüllen und die spezifischen Prozesse einer Eigentümerversammlung digital abzubilden. Mit diesen Kerneigenschaften und Differenzierungsmerkmale ermöglicht NEOVE, dass eine rechtskonforme hybride Eigentümerversammlung möglich ist:

  • Einfach Anwendung der digitalen Lösung ohne zusätzliche Installation oder Download
  • Attraktives Bezahlmodell nach Bedarf
  • Strikte Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bzw. der General Data Protection Regulation (GDPR) der Europäischen Union
  • Hochsichere Verschlüsselung auf Servern in Europa
  • Flexible Nutzung mit stationären und mobilen Endgeräten wie PC, Laptop, Tablet und natürlich Smartphone
  • Responsives Design mit Unterstützung sämtlicher Browser-Technologien
  • Ausgewählte Funktionen mit Fokus auf Umsetzung einer reibungslosen Versammlung inklusive wichtiger Prozesse wie Abstimmungen
  • Maßgeschneiderte Konferenztechnik (optional auf Anfrage)

Eine Eigentümerversammlung per Skype oder Zoom? Dann lieber mit NEOVE!

In der Summe der Eigenschaften und individuellen Möglichkeiten bietet die Lösung deutliche Vorteile gegenüber allgemeinen Konferenz-Dienstleistern. Vor allem vereint die Software alle Funktionen, die für eine sichere und rechtskonforme Durchführung einer hybriden Eigentümerversammlung per Videokonferenz erforderlich sind. Alle Funktionen von NEOVE sind in modernen Webbrowsern abbildbar. Eine separate Software oder App wird nicht benötigt.

Die technische Umsetzung einer Versammlung erfolgt über die integrierte Web-RTC-Technologie, die auch in modernen Videokonferenzlösungen eingesetzt wird. Dabei erfolgt die Kommunikation in jedem Fall verschlüsselt auf Servern in Europa und jederzeit konform zur DSGVO bzw. GDPR. So ist es möglich mit NEOVE die Eigentümerversammlung rechtskonform durchzuführen – anders als mit gängigen Konferenz-Lösungen wie Skype oder Zoom. Denn gerade im Vergleich zu vielen anderen Videokonferenzanbietern, insbesondere aus den USA, ist dies ein elementarer Vorteil des NEOVE-Angebots.

Hybride Eigentümerversammlung per Videokonferenz: Der Fokus liegt auf Datenschutz!

NEOVE ermöglicht hybride Eigentümerversammlungen, die vor allem eins sind: Rechtskonform. Der Ablauf ändert sich dadurch keineswegs: Es wird wie bisher ordentlich zur Eigentümerversammlung eingeladen. Die Miteigentümer entscheiden, ob sie digital teilnehmen oder persönlich zur Versammlung erscheinen. Die in Person anwesenden Teilnehmer können wiederum wählen, ob sie ihre Stimme durch ein Smartphone oder ein Leihtablet selbst abgeben wollen oder der Verwalter ihr Handzeichen stellvertretend digital erfasst. Wichtig: In dem Fall ist der Verwalter nicht der Bevollmächtige des Eigentümers; er dokumentiert als technischer Vertreter lediglich dessen Willensbekundung.

Abstimmung ohne Medienbruch – auch bei hybriden Eigentümerversammlung per Videokonferenz

Eine Herausforderung hybrider Eigentümerversammlungen mit sowohl physisch präsenten als auch digitalen Teilnehmern ist es, dass alle Teilnehmer möglichst uneingeschränkt miteinander kommunizieren und vor allem gemeinsam und rechtssicher abstimmen können.

NEOVE hat diese Problematik durch organisatorische Maßnahmen lösen können. So erfolgt die Abstimmung grundsätzlich über die gleiche digitale Plattform. Dies geschieht wie zuvor beschrieben entweder persönlich oder über die technische Vertretung bei der Willensbekundung durch den Hausverwalter.

Mit diesem organisatorischen „Kniff“ wird ein Medienbruch rechtssicher vermieden. Die Abstimmungen finden in jedem Fall digital statt – unabhängig vom digitalen Know-how und der technischen Ausstattung des Teilnehmers. Die Abstimmungsergebnisse werden somit komplett digital erfasst und berechnet und damit automatisch und fehlerfrei ausgegeben. Zudem wird jede Einzelabstimmung im Hintergrund erfasst und dokumentiert.

Technik gut, alles gut: Eigentümerversammlung zuverlässig durchführen

Wir alle kennen die Tücken von Videokonferenzen: Das Bild stockt, der Ton funktioniert nicht, Teilnehmer fliegen aus der Konferenz. Für alle hybriden und digitalen Eigentümerversammlungen braucht es darum eine besonders zuverlässige Lösung. NEOVE hat dies bedacht und ist somit die geeignete Software. Damit die Eigentümerversammlung per Videokonferenz garantiert ohne Probleme abläuft, braucht es aber auch die entsprechende Hardware. In der Regel stellt dies jedoch keine größere Hürde dar:

  • Die digitalen Teilnehmer können mit Smartphone, Tablet, Laptop oder Computer mit Kamera und Mikrofon an der Versammlung teilnehmen. Einzige Voraussetzung ist in dem Fall ein moderner Browser, vorzugsweise Microsoft Edge, Google Chrome oder Apple Safari.
  • Der Hausverwalter als Moderator der Versammlung sollte einen Laptop oder Computer mit Kamera und Mikrofon nutzen. Damit sind Ergänzungen und Eingaben während der Versammlung einfach möglich.
  • Für die anwesenden Teilnehmer sollten am Ort der hybriden Versammlung (je nach Teilnehmerzahl) 1-2 zusätzliche Kameras sowie Mikrofonsysteme und Lautsprecher zur Verfügung gestellt werden.

Einfach machen und die hybride Eigentümerversammlung einführen

Für kleinere Versammlungsräume mit bis zu 5 Präsenzteilnehmern haben wir von NEOVE Beispielkonfigurationen zusammengestellt, die in Kürze über den Onlineshop des BVI bestellbar sein werden. Damit erleichtern wir Ihnen die Einrichtung Ihrer Eigentümerversammlung per Videokonferenz.

Sie wollen eine größere Eigentümerversammlung online durchführen? Größere Zusammenkünfte erfordern ein auf den jeweiligen Versammlungsraum und eine auf die Versammlungsgröße abgestimmte technische Ausrüstung. Aber auch dafür hat NEOVE die geeignete Lösung! Im Bedarfsfall unterstützt NEOVE die Organisation im Rahmen eines optionalen Mietmodells über einen bundesweit agierenden Technikpartner.

NEOVE kennenlernen und Demo vereinbaren

Machen Sie sich selbst ein Bild von den Funktionen und Eigenschaften von NEOVE – für Ihre nächste Eigentümerversammlung per Videokonferenz. Testen Sie einfach die digitale All-in-One-Lösung oder besuchen Sie unsere Demo, in der wir all Ihre Fragen direkt beantworten.

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Volker Paas
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